Bí quyết để hoàn thành gấp đôi công việc

Cuộc sống hiện đại với nhiều áp lực khiến chúng ta rất dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, mệt mỏi. Nếu không biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học, bạn khó tránh khỏi stress. Do vậy, bên cạnh sự chăm chỉ, bạn cần  nắm được các phương pháp để khai thác tối đa năng lực, làm việc hiệu quả, đồng thời cân bằng cuộc sống. Hãy cùng tham khảo 9 mẹo đơn giản giúp tăng cao năng suất làm việc của bạn nhé.

Đặt những “cột mốc” cụ thể

Đừng bắt đầu theo kiểu “đụng đâu làm đó” mà nên có kế hoạch cụ thể. Đó là lịch trình công việc theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Điều này giúp bạn biết bản thân cần làm gì vào khi nào, và tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng đặt ra quá nhiều mục tiêu với các thử thách “khó nhằn”, mà cần xem xét dựa trên năng lực thực tế bản thân.

Tránh xa các thứ gây xao nhãng

Bất kì ai cũng đều sở hữu điện thoại, tài khoản mạng xã hội và có vài trang web tin tức yêu thích. Thực tế, đây chính là những thứ khiến bạn bị mất khả năng tập trung, giảm hiệu suất làm việc. Hãy tắt các thông báo điện thoại, ngừng truy cập mạng xã hội, hạn chế đọc tin tức không cần thiết trong giờ làm. Ngoài ra, tránh việc liên tục kiểm tra email/điện thoại mà thay vào đó bạn nên tự đề ra tần suất cố định, ví dụ 2 tiếng/một lần.

Hạn chế làm việc đa nhiệm

Có thể với một số người, làm việc “đa nhiệm” là hoàn toàn có thể. Nhưng thực tế, nhiều việc cùng lúc chỉ khiến bạn bị phân tán năng lực, đôi khi bỏ sót công việc dù đã thực hiện các bí quyết tăng trí nhớ. Do đó, tốt nhất bạn nên tập trung làm tốt từng việc một theo kế hoạch hợp lý. Nếu bắt buộc thì cũng chỉ nên chọn lọc vài việc như vừa nghe điện thoại vừa gõ lại các ý tưởng hoặc ghi chú cần thiết.

Luyện kỹ năng gõ phím

Một số vị trí văn phòng nhất định thì kỹ năng gõ phím sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất làm việc, ví dụ như thư ký, lễ tân. Bởi vì hầu hết công việc đều trao đổi qua email, tin nhắn trực tuyến nên khả năng đánh máy sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc. Để khắc phục kiểu gõ “mổ cò”, bạn nên tham khảo các trang web hỗ trợ cải thiện kỹ năng, tốc độ sử dụng bàn phím. Ngoài ra, bạn cũng nên tập dùng các tổ hợp phím tắt thông dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn nữa.

Sử dụng hiệu quả các phần mềm bổ trợ

Nếu bạn là một thư ký thì hãy sử dụng tốt phần mềm office, là một thiết kế ảnh thì đừng quên trau dồi kỹ năng photoshop, là một biên dịch thì phần mềm bạn cần quan tâm là trados… Nếu bạn sử dụng hiệu quả các phần mềm bổ trợ liên quan, thì không những tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tạo ra kết quả tốt nhất. Không khó để bạn tìm kiếm các tài liệu, cũng như các thủ thuật sử dụng phần mềm miễn phí trên mạng, chỉ cần bạn kiên trì và quyết tâm thì sẽ sớm thành thạo các kỹ năng như mong muốn.

Chọn phương thức trao đổi phù hợp

Đừng nghĩ rằng khi ngồi vào ghế văn phòng, thì bạn chỉ phải rời đi khi họp, nghỉ trưa hoặc tan sở. Trong nhiều trường hợp, thay vì nhắn tin hoặc email qua lại mất thì giờ, hãy sử dụng điện thoại, hoặc nên đứng dậy trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, đối tác. Điều này không chỉ giúp bạn rút ngắn thời gian thảo luận công việc mà còn tranh thủ vận động, và cải thiện khả năng giao tiếp với mọi người.

Giữ nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ

Bạn có 8 tiếng mỗi ngày ở công ty, do đó nếu phòng làm việc luôn bừa bộn thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc, chẳng hạn như mất thời gian để tìm kiếm tài liệu. Do đó, hãy cố gắng giữ không gian làm việc được sạch sẽ, ngăn nắp, treo vài bức ảnh nhỏ, dán những mẩu giấy nhắc nhở, bày trí chậu cây xanh nhỏ tạo tầm nhìn “thoáng”. Điều này vừa giúp giữ tinh thần tích cực, dễ tìm kiếm nhanh vật dụng, mà còn tạo thiện cảm với đồng nghiệp xung quanh.

Tập nói chuyện ngắn gọn

Một trong những thứ khiến người khác cảm thấy mệt mỏi, khó cộng tác chính là cách trao đổi dài dòng. Lan man khi họp, viết email lê thê không chỉ gây lãng phí thời gian, mà còn khiến đối phương thêm phần bực bội. Hãy tập đặt ra những câu hỏi ngắn phù hợp, trả lời đúng trọng tâm và chỉ trao đổi những điều cần thiết.

Giữ thói quen sống lành mạnh

Sẽ khó tồn tại một trí tuệ minh mẫn trong một cơ thể suy nhược. Do vậy, đừng suốt ngày “cắm đầu” vào công việc và sau đó là dành quá nhiều thời gian cho mạng xã hội. Thay vào đó, hãy tạo các thói quen tốt như thể dục, đi dạo ngoài trời, ăn uống dinh dưỡng, nghỉ ngơi hợp lý. Lối sống lành mạnh, cân bằng sẽ ảnh hưởng tích cực đến khả năng cống hiến của bạn.

 

Trung Thành

 

 

Gửi bình luận: