Hiện nay, việc đặt ra deadline cho nhân viên ngày càng được chú trọng, giúp đảm bảo hiệu suất công việc. Vì vậy, khi nhân viên liên tục trễ deadline sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc chung của phòng, ban và cả doanh nghiệp. Công việc, dự án chậm tiến độ chịu ảnh hưởng một phần lớn, nhưng quan trọng không kém đó là vô tình hình thành thói quen tiêu cực trong môi trường, tổ chức.
Để giúp nhà quản lý giải quyết vấn đề này, bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 5 điều bạn nên làm khi nhân viên liên tục trễ deadline.
Để các nhân viên tự theo dõi lẫn nhau
Đây là một trong những phương án được nhiều vị sếp lựa chọn. Với lịch trình bận rộn hàng ngày, bạn không thể dành nhiều thời gian để theo dõi sát sao tiến trình làm việc của nhân viên, kiểm soát mức độ hoàn thành tác vụ đã được giao xem có đúng thời hạn không. Vì thế nên để các nhân viên trong mỗi phòng ban được tự theo dõi lẫn nhau thông qua hình thức đánh giá mức độ tuân thủ sau mỗi đợt deadline kết thúc. Điều này không chỉ giúp bạn gián tiếp có kết quả theo dõi một cách khách quan mà thông qua đó còn tạo cơ hội cạnh tranh tích cực, lành mạnh trong tập thể.
Kỷ luật không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt
Trong quá trình chạy dự án, tiến hành chiến lược,… chắc chắn không thể tránh khỏi trường hợp trễ tiến độ ở một số khâu. Kỷ luật là một hình thức phù hợp khi nhân viên làm ảnh hưởng đến công việc chung của cả một tập thể và đây là điều không cần bàn nhiều. Thế nhưng nếu chỉ chăm chăm phạt và phạt, kỷ luật thật nặng thì cũng không phải là giải pháp tối ưu. Vì có thể sẽ hiệu quả vào một vài lần, nhưng về tương lai lâu dài, dần dần nhân viên sẽ có suy nghĩ sợ hãi vì chế tài khắc nghiệt dẫn đến tình trạng đối phó, chỉ quan tâm là kịp thời hạn chứ không hề chú ý đến chất lượng. Vì thế thưởng – phạt hợp lý, tác động trực tiếp vào quyền lợi cá nhân sẽ là chìa khóa thông minh để giải quyết vấn đề này.
Đưa ra deadline sớm hơn so với thực tế
Thoạt đầu có thể bạn sẽ cho rằng giải pháp này có phần đơn giản và mang tính cực chẳng đã. Thế nhưng theo một số khảo sát và thử nghiệm thì đây lại là phương pháp mang lại hiệu quả đáng kể. Nắm bắt tâm lý nhân viên thường xem thường tiến độ, đợi “nước đến chân mới nhảy”, dẫn tới trễ deadline khi “bắt tay” vào làm quá muộn. Bằng cách thông báo deadline sớm hơn một vài ngày so với thực tế, cách “trừ hao” nay khiến cho nhân viên tiến hành công việc sớm hơn so với dự kiến và đồng thời giúp bạn có thêm một ít thời gian dự phòng để đối phó với các phát sinh xảy ra.
Các buổi họp nâng cao nhận thức
Để có được sự đảm bảo về chất lượng và tiến độ, điều quan trọng nhất chính là mỗi nhân viên cần tự ý thức được sự cần thiết khi hoàn thành deadline đúng thời hạn. Biết được những tác hại mà tổ chức, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng, hao hụt mỗi khi bị trễ deadline. Thông qua những buổi họp tổng kết thường kỳ, nhà quản lý cần không ngừng tương tác, nâng cao nhận thức tiến bộ, đúng đắn của nhân viên. Đồng thời cũng cần liên tục đốc thúc, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên có môi trường làm việc hiệu quả, sáng tạo để hoàn thành deadline đúng hạn.
Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn
Và cuối cùng là về yếu tố chuyên môn. Đôi khi nhân viên trễ deadline bắt nguồn từ sự thiếu hụt trong chuyên môn và một số kỹ năng chuyên sâu. Vì thế với vai trò là cấp trên, là người lãnh đạo, bạn cần phối hợp tổ chức những khóa đào tạo ngắn hạn nhằm huấn luyện, kịp thời bồi dưỡng những kiến thức và kỹ năng thực hành cần thiết trong từng công việc riêng. Tôn trọng con người là một yếu tố quan trọng trong đạo đức kinh doanh và thay vì chỉ chăm chăm vào các hình thức kỷ luật, doanh nghiệp cũng cần tạo điều kiện để họ phát triển. Thông qua các buổi đào tạo này, nhân viên không những sẽ trang bị thêm những thao tác nghiệp vụ đặc thù để đảm bảo tiến độ công việc mà còn tạo dựng môi trường làm việc năng động, hiện đại, chú trọng đến xu thế phát triển và có ý thức trong việc cập nhật khoa học – kỹ thuật – công nghệ trong thời đại số.
Tiến Huy
